Polityka Prywatności dotycząca employer brandingu i rekrutacji NOVELPAY

Data publikacji: 07-06-2024

W firmie NOVELPAY zarządzamy procesem employer brandingu i rekrutacji za pomocą naszej Witryny Kariery ("Witryna Kariery") oraz powiązanego z nią systemu przetwarzania danych Kandydatów.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych, gdy:

1. Odwiedzasz naszą Witrynę Kariery ("Odwiedzający")
2. Rejestrujesz się na naszej Witrynie Kariery, aby utworzyć profil i otrzymywać informacje o aktualnych lub przyszłych wakatach ("Zarejestrowany Kandydat")
3. Aplikujesz na jedno ze stanowisk za pośrednictwem Witryny Kariery lub usługi zewnętrznej ("Aplikujący Kandydat")
4. Gromadzimy informacje o Tobie pochodzące z innych stron, witryn i usług, ponieważ uważamy Twój profil za interesujący dla naszych obecnych lub przyszłych ofert pracy ("Pozyskany Kandydat")
5. Gromadzimy informacje o Tobie od naszych pracowników lub partnerów, ponieważ uważają oni Twój profil za interesujący z punktu widzenia naszych obecnych lub przyszłych ofert pracy ("Rekomendowany Kandydat")
6. Otrzymujemy informacje o Tobie od polecającego Cię Kandydata ("Polecony Kandydat").

Niniejsza Polityka Prywatności określa również, jakie prawa przysługują Użytkownikowi, którego dane osobowe przetwarzamy oraz w jaki sposób może z tych praw skorzystać.

O ile nie określono inaczej, w niniejszej Polityce Prywatności termin "Kandydat" odnosi się do każdego z Zarejestrowanych Kandydatów, Aplikujących Kandydatów, Pozyskanych Kandydatów, Rekomendowanych Kandydatów oraz Poleconych Kandydatów.

1. Zasady przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe to ogół informacji, które można bezpośrednio lub pośrednio powiązać z żyjącą osobą fizyczną. Przykłady danych osobowych to imię i nazwisko, adres e–mail, numer telefonu czy adres IP. Przetwarzanie danych osobowych to wszelkie zautomatyzowane wykorzystanie danych osobowych, takie jak gromadzenie, tworzenie, analizowanie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych.

Prawa i przepisy określające sposób przetwarzania danych osobowych przez firmy to tzw. przepisy o ochronie danych osobowych. Do różnych rodzajów przetwarzania danych osobowych oraz w różnych częściach świata mają zastosowanie różne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jednym z przykładowych przepisów, który ma zastosowanie do przetwarzania przez nas danych osobowych Użytkowników zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności, jest unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO (2016/679).

Większość zobowiązań wynikających z RODO stosuje się do tzw. administratora danych. Administrator danych to podmiot, który podejmuje decyzję o celach, w jakich dane osobowe będą przetwarzane oraz o sposobie, w jaki przetwarzanie to będzie realizowane. Administrator danych może korzystać z usług tzw. podmiotu przetwarzającego dane. Podmiot przetwarzający dane to organ uprawniony do przetwarzania danych osobowych wyłącznie zgodnie z instrukcjami administratora danych i nie może on wykorzystywać danych osobowych do własnych celów.

Administratorem danych stajemy się w momencie przetwarzania Twoich danych osobowych zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Wszystkie osoby fizyczne

• Informacje o urządzeniu – Jeśli Użytkownik odwiedza naszą Witrynę Kariery, gromadzimy informacje o jego urządzeniu takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, zachowanie sesji, źródło ruchu, rozdzielczość ekranu, preferowany język, lokalizacja geograficzna, system operacyjny i ustawienia związane z użytkowaniem urządzenia.
• Dane techniczne i statystyczne – Jeśli Użytkownik odwiedza naszą Witrynę Kariery, gromadzimy dane techniczne i statystyczne dotyczące korzystania z witryny przez Użytkownika, takie jak informacje o odwiedzanych adresach URL oraz o aktywności Użytkownika w witrynie.
• Dane dotyczące komunikacji – Gromadzimy i przechowujemy dane dotyczące komunikacji z nami, w tym informacje podane w procesie komunikacji. Mogą one obejmować treść wiadomości e–mail, nagrania wideo, wiadomości w mediach społecznościowych, informacje dodane do konta Użytkownika, ankiety itp.
• Dane kontaktowe – takie jak imię i nazwisko, adres e–mail, numer telefonu i adres fizyczny.

Kandydaci

• Dane uzyskane podczas rozmów kwalifikacyjnych, ocen i inne informacje z procesu rekrutacji – takie jak notatki z rozmów kwalifikacyjnych z Kandydatem, oceny i testy, wymagania dotyczące wynagrodzenia.
• Informacje zawarte w aplikacji – takie jak CV, list motywacyjny, próbki pracy, referencje, listy polecające i wykształcenie.
• Informacje w profilu publicznym – czyli informacje o Tobie, które pozyskujemy z publicznych źródeł związanych z Twoim doświadczeniem zawodowym, jak LinkedIn lub strona internetowa twojego obecnego pracodawcy.
• Informacje pozyskane przez referencje – czyli informacje, które otrzymujemy od naszych pracowników lub partnerów polecających nam Użytkownika lub od osób, które Użytkownik wymienił jako swoje kontakty polecające.

3. Od jakich podmiotów otrzymujemy Twoje dane osobowe?

Wszystkie osoby

• Z Witryny Kariery.Jeśli odwiedzasz naszą Witrynę Kariery, gromadzimy informacje techniczne i statystyczne o tym, jak korzystasz ze Witryny Kariery, oraz informacje o Twoim urządzeniu.
• Bezpośrednio od Ciebie.Większość informacji, które otrzymujemy na Twój temat, otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, np. kiedy aplikujesz na stanowisko w naszej firmie lub nawiązujesz z nami kontakt. W każdej chwili możesz zrezygnować z przekazywania nam niektórych informacji, część danych osobowych jest jednak niezbędna, abyśmy mogli rozpatrzyć Twoją aplikację lub dostarczyć informacji, o które wnioskujesz.

Referencje

• Od polecającej Cię osoby.Jeśli poleci Cię inny Kandydat, pozyskujemy od niego Twoje dane kontaktowe, aby móc się z Tobą skontaktować.

Kandydaci

• Ze źródeł publicznych. Dane osobowe o Kandydacie możemy pozyskiwać ze źródeł publicznych, takich jak LinkedIn lub strona internetowa obecnego pracodawcy Kandydata.
• Z naszych referencji. Możemy pozyskiwać informacje o Użytkowniku od naszych pracowników lub partnerów (np. dostawców usług rekrutacyjnych), jeśli uznają oni profil Użytkownika za interesujący z punktu widzenia naszych obecnych lub przyszłych ofert pracy.
• Z rekomendacji Użytkownika. Jeśli Użytkownik zarekomenduje nam Kandydata, możemy pozyskać informacje od niegp.
• Dane, które wprowadzamy sami lub we współpracy z Tobą. Informacje o Twojej aplikacji i profil są zwykle wprowadzane przez nas we własnym zakresie lub we współpracy z Tobą podczas procesu rekrutacji. Mogą to być na przykład notatki z rozmów kwalifikacyjnych z Użytkownikiem czy przeprowadzonych ocen i testów.

4. W jakich celach przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Ochrona i egzekwowanie przysługujących nam praw i interesów oraz interesów innych osób np. w związku z roszczeniami prawnymi.

Osoby, których dane dotyczą:Osoby, których dotyczy dana kwestia prawna; mogą to być osoby należące do wszystkich ww. kategorii.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Wszystkie ww. kategorie danych osobowych.

Udostępnianie danych osobowych odbiorcom w celach wymienionych w sekcji 5 poniżej.

Osoby, których dane dotyczą: W zależności od celu udostępniania, patrz sekcja 5 poniżej.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Wszystkie kategorie ww. danych osobowych.

Zbieranie informacji na temat korzystania ze Witryny Kariery za pomocą plików cookie i innych technologii śledzenia, zgodnie z opisem w naszej Polityce plików cookie.

Osoby, których dane dotyczą: Odwiedzający.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych:Informacje o urządzeniu.

Utrzymywanie, opracowywanie, testowanie i zapewnianie bezpieczeństwa Strony Kariera na inne sposoby.

Osoby, których dane dotyczą:Odwiedzający.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych:Informacje o urządzeniu, dane techniczne i statystyczne.

Analiza sposobu korzystania ze Strony Kariera, jej zawartości i wydajności celem uzyskania statystyk i poprawy wydajności operacyjnej.

Osoby, których dane dotyczą:Odwiedzający.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych:Informacje o urządzeniu, dane techniczne i statystyczne.

Przekazywanie informacji o naszych ofertach.

Osoby, których dane dotyczą:Zarejestrowani Kandydaci.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Dane kontaktowe; Dane związane z komunikacją.

Przeglądanie profili i aplikacji przesłanych do nas, w tym komunikacja z Użytkownikiem w kwestii jego aplikacji i profilu.

Osoby, których dane dotyczą: Zarejestrowani Kandydaci; Aplikujący Kandydaci.

Kategorie wykorzystywanych danych osobowych: Wszystkie ww. kategorie danych osobowych.

Pozyskiwanie i ewaluacja profilu zawodowego z własnej inicjatywy, w tym komunikacja w sprawie Twojego profilu.

Osoby, których dane dotyczą: Pozyskani Kandydaci; Poleceni Kandydaci.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Wszystkie ww. kategorie danych osobowych.

Bezpośredni kontakt z Tobą w sprawie konkretnych potencjalnych ofert pracy.

Osoby, których dane dotyczą: Kandydaci.

Kategorie danych osobowych: Wszystkie ww. kategorie danych osobowych.

Nagrywanie rozmów z Kandydatami.

Osoby, których dane dotyczą: Kandydaci.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Dane związane z komunikacją.

Kontakt z Użytkownikiem z prośbą o udział w ankietach

Osoby, których dane dotyczą: Kandydaci.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Wszystkie ww. kategorie danych osobowych.

Kontakt z Użytkownikiem z prośbą o przekazanie informacji o Kandydacie oraz ocena przekazanych informacji.

Osoby, których dane dotyczą: Osoby polecające.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych: Dane kontaktowe; Dane związane z komunikacją.

5. Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Naszym dostawcom usług. Udostępniamy Twoje dane osobowe naszym dostawcom usług i funkcji w procesie employer brandingu i rekrutacji. Dotyczy to np. dostawców usług rekrutacyjnych oraz dostawcy naszej Strony Kariera oraz powiązanego systemu rejestracji Kandydatów.

Spółki należące do naszej grupy kapitałowej. Udostępniamy dane osobowe Użytkowników podmiotom należącym do naszej grupy kapitałowej, jeśli świadczą one usługi na naszą rzecz i udostępniają funkcjonalności związane z procesem budowania marki pracodawcy oraz procesem rekrutacji, np. dostęp do określonych systemów i oprogramowania.

Firmy udostępniające pliki cookie w Stronie Kariera. Jeśli Użytkownik wyrazi zgodę, pliki cookie przetwarzane są przez firmy zewnętrzne korzystające z danych w ten sposób zgromadzonych zgodnie z własną Polityką Prywatności. Informacje o plikach cookie, których to dotyczy, można znaleźć w naszej Polityce plików cookie.

Organom i innym podmiotom publicznym, jeśli otrzymamy taki nakaz. Udostępnimy Twoje dane osobowe organom i innym podmiotom publicznym, jeśli zostaniemy do tego prawnie zobowiązani.

Stronom biorącym udział w postępowaniu prawnym. Jeśli to niezbędne do ochrony lub egzekwowania naszych praw, udostępniamy dane osobowe Użytkownika organom publicznym lub innym stronom biorącym udział w potencjalnym lub istniejącym postępowaniu prawnym. Może to mieć miejsce np. w przypadku roszczeń dotyczących dyskryminacji.

Fuzje i przejęcia itp. Jeśli nastąpi fuzja, sprzedaż aktywów firmy, finansowanie lub przejęcie całości lub części naszej działalności przez inną firmę, możemy udostępnić Twoje dane osobowe stronom zaangażowanym w ten proces.

6. Na jakiej podstawie prawnej Twoje dane osobowe są przetwarzane?

Aby przetwarzać Twoje dane osobowe, musimy dysponować tzw. podstawą prawną. Podstawa prawna to uzasadniona w świetle RODO przyczyna przetwarzania danych osobowych.

Kiedy przetwarzam dane osobowe Użytkownika w celach opisanych w niniejszych zasadach Polityki Prywatności, podstawą prawną, na której się opieramy, jest zazwyczaj konieczność ich przetwarzania w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na umożliwieniu nam rekrutacji talentów o odpowiednich kompetencjach. Uznaliśmy, że nasz interes przetwarzania danych osobowych w tym celu jest uzasadniony prawnie; że przetwarzanie jest niezbędne do osiągnięcia tego celu oraz że nasz interes przeważa nad prawem Użytkownika do nieprzetwarzania jego danych w tym celu.

Możesz zwrócić się do nas, aby uzyskać więcej informacji na temat metodologii tej ewaluacji. Informacje kontaktowe znajdują się w sekcjach 9 i 10 poniżej.

Mogą też wystąpić szczególne okoliczności, w których przetwarzanie jest wykonywane tylko wtedy, gdy Użytkownik wyrazi na to zgodę. Dzieje się to np. gdy proponujemy nagranie wywiadu z Użytkownikiem. Więcej informacji na temat prawa do wycofania zgody znajduje się w sekcji 9 poniżej.

7. Kiedy transferujemy dane osobowe Użytkownika poza UE/EOG i jak je wówczas zabezpieczamy?

Zawsze staramy się ograniczyć przetwarzanie danych osobowych Użytkownika do obszaru UE/EOG,

jednak część naszych usługodawców przetwarza dane osobowe Użytkowników poza UE/EOG. Ponadto korzystamy z usług dostawców, których siedziba spółki dominującej (własnej lub podwykonawcy) znajduje się poza UE/EOG. We wszystkich tych przypadkach bierzemy pod uwagę ryzyko, że dane osobowe mogą zostać przekazane do krajów spoza UE/EOG, np. z powodu żądania władz.

Jeśli siedziba innego odbiorcy danych osobowych Użytkownika (zgodnie z opisem w sekcji 5 powyżej) znajduje się poza UE/EOG, dane osobowe Użytkownika mogą zostać przekazane poza UE/EOG.

W razie transferu danych osobowych Użytkownika poza UE/EOG przez nas lub któregokolwiek z naszych dostawców zapewniamy, że stosowane są zabezpieczenia tożsame z wymaganymi przez RODO. Stosujemy następujące zabezpieczenia:

• Decyzja Komisji UE, że kraj spoza UE/EOG, do którego transferowane są dane osobowe Użytkownika, musi zapewnić poziom ich ochrony tożsamy z gwarantowanym przez RODO. W szczególności opieramy się na decyzji Komisji UE potwierdzającej wystarczający stopień ochrony w odniesieniu do USA za pośrednictwem tzw. ram ochrony prywatności danych UE–USA oraz decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do Wielkiej Brytanii.
• Zawarcie standardowych porozumień rekomendowanych przez Komisję UE z odbiorcą danych osobowych spoza UE/EOG. Oznacza to, że podmiot przetwarzający gwarantuje poziom ochrony danych osobowych i praw Użytkownika tożsamy z wymaganiami RODO.

W przypadku transferu danych osobowych Użytkownika poza UE/EOG wdrażamy również odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych w razie ich ujawnienia. Zabezpieczenia te zależą od możliwości technicznych i oceny wystarczającej skuteczności w przypadku danego transferu danych.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat przypadków, w których Twoje dane osobowe są przekazywane poza UE/EOG, możesz skontaktować się z nami korzystając z danych kontaktowych w sekcji 9 i 10 poniżej.

8. Jak długo przechowujemy dane osobowe Użytkownika?

Wszystkie osoby fizyczne

Jeśli przetwarzamy dane osobowe Użytkownika w celu ochrony i egzekwowania naszych praw, przechowujemy je do czasu pełnego i ostatecznego rozwiązania danej kwestii prawnej.

Odwiedzający

Przechowujemy dane osobowe Użytkownika przez jeden (1) rok dla celów bezpieczeństwa. Terminy przechowywania plików cookie są określone w naszej Polityce plików cookie. Dane osobowe Użytkownika przechowywane w celu analizy wydajności Witryny Kariera zachowujemy przez ten sam okres, jak do innych celów.

Kandydaci

Jeśli jesteś wyłącznie Zarejestrowanym Kandydatem, przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak pozostajesz z nami w kontakcie.

W przypadku innych typów Kandydatów dane osobowe przechowujemy do czasu podjęcia decyzji, czy jesteś odpowiednim Kandydatem na dane stanowisko/a w naszej firmie.

Jeśli Kandydat nie przejdzie pomyślnie wstępnej rekrutacji, przechowujemy jego dane osobowe na czas konieczny do rozważenia oraz potencjalnego kontaktu z nim w sprawie odpowiednich potencjalnych ofert pracy.

Jeśli Kandydat zostanie zatrudniony, zachowujemy jego dane osobowe w okresie zatrudnienia w celach innych niż określone powyżej, o czym Kandydat zostanie poinformowany.

Kandydat Polecony

Przechowujemy dane osobowe Kandydata przez ten sam okres, co Kandydata polecającego.

9. Jakie prawa przysługują Użytkownikowi i jak można z nich skorzystać?

W tej sekcji znajdują się informacje o prawach przysługujących Użytkownikowi podczas przetwarzania przez nas jego danych osobowych. Jak wskazano poniżej, niektóre z praw przysługują Użytkownikowi tylko wtedy, gdy przetwarzamy jego dane w oparciu o określoną podstawę prawną.

Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z wymienionych poniżej praw, sugerujemy:

• Odwiedzić stronę Dane i prywatność w naszej Witrynie Kariery, gdzie oferujemy funkcjonalności umożliwiające skorzystanie z przysługujących Ci praw;
• Zalogować się na konto w naszej firmie, gdzie w ustawieniach konta znajdziesz opcje, jak skorzystać ze swoich praw; lub
• Skontaktować się z nami bezpośrednio pod adresem mag@novelpay.pl.

Prawo do informacji

Użytkownik ma prawo do informacji o sposobie przetwarzania jego danych osobowych. Użytkownik ma także prawo do informacji, jeśli planujemy przetwarzać jego dane osobowe w jakimkolwiek innym celu niż ten, dla którego zostały one pierwotnie zebrane.

Tych informacji udzielamy Użytkownikowi poprzez niniejszą Politykę Prywatności, aktualizacje w naszej Witrynie Kariery (patrz również sekcja 11 poniżej) oraz odpowiedzi na wszelkie pytania Użytkownika.

Prawo dostępu do danych osobowych.

Użytkownik ma prawo do wiedzy, czy przetwarzamy jego dane osobowe oraz do kopii swoich przetwarzanych danych. Uzyskując kopię danych, Użytkownik otrzyma również informacje o sposobie ich przetwarzania.

Prawo dostępu i żądania transferu danych osobowych do innego podmiotu ("transfer danych").

Możesz zwrócić się o kopię Twoich danych osobowych, które przetwarzamy w celu wykonania umowy z Tobą lub na podstawie Twojej zgody w uregulowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego. Pozwoli to na wykorzystanie danych w innym miejscu, na przykład w celu przekazania ich innemu odbiorcy. Jeżeli to technicznie możliwe, Użytkownik ma prawo żądać bezpośredniego przekazania jego danych innemu odbiorcy.

Prawo do usunięcia danych osobowych ("prawo do bycia zapomnianym").

W niektórych przypadkach Użytkownik ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych. Dzieje się tak np. jeśli nie ma już konieczności przetwarzania przez nas danych w celu, dla którego je pozyskaliśmy; jeśli Użytkownik wycofa zgodę albo jeśli sprzeciwi się przetwarzaniu swoich danych przy braku uzasadnionych, nadrzędnych powodów do dalszego przetwarzania (prawo do sprzeciwu – patrz poniżej.)

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych.

Masz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z sytuacją osobistą, jeśli nasze prawo do przetwarzania opierało się na naszym uzasadnionym interesie.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.

Jeśli Użytkownik uważa, że jego dane osobowe przetwarzane przez nas są niedokładne, że przetwarzanie jest sprzeczne z prawem lub że nie potrzebujemy tych informacji w określonym celu, ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania takich danych. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas danych osobowych z ww. powodów, Użytkownik może również zażądać ograniczenia przetwarzania danych na czas oceny jego żądania.

Ograniczając przetwarzanie danych osobowych Użytkownika (z wyjątkiem przechowywania) przetwarzamy je wyłącznie za wyraźną zgodą Użytkownika lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej oraz z przyczyn związanych z ważnym interesem publicznym.

Prawo do sprostowania.

Użytkownik może zażądać od nas sprostowania niedokładnych danych oraz uzupełnienia informacji o nim, które uważa za niekompletne.

Prawo do wycofania zgody.

W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe Użytkownika na podstawie jego zgody, Użytkownik ma prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie. Jeśli to zrobi, przestaniemy przetwarzać jego dane w celach, na które wycofał zgodę. Nie ma to jednak wpływu na skuteczność prawa do przetwarzania na podstawie zgody Użytkownika udzielonej przed wycofaniem.

Prawo do wniesienia skargi.

Jeśli Użytkownik ma uwagi dotyczące przetwarzania przez nas jego danych osobowych, może wnieść skargę do organu ochrony danych w Poland. Dane kontaktowe można znaleźć tutaj.

Użytkownik może również złożyć skargę do krajowego organu ochrony danych, który można znaleźć tutaj, jeśli jest on rezydentem UE. Jeśli Użytkownik mieszka w Wielkiej Brytanii, może złożyć skargę do Biura Komisarza ds. Informacji (Information Commissioner's Office), tutaj.

10. Gdzie można zgłaszać uwagi lub pytania?

Jeśli chcesz skontaktować się z nami w celu skorzystania ze swoich praw lub masz jakiekolwiek pytania, uwagi lub wątpliwości dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz skontaktować się z nami wysyłając e–mail na adres mag@novelpay.pl.

11. Aktualizacje niniejszej Polityki Prywatności

Niniejszą Politykę Prywatności aktualizujemy w razie potrzeby – np. jeśli rozpoczniemy przetwarzanie danych osobowych Użytkownika w inny sposób, jeśli chcemy, aby informacje były bardziej zrozumiałe dla Użytkownika lub jeśli jest to konieczne w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Zachęcamy do systematycznego sprawdzania strony pod kątem wszelkich zmian. Datę ostatniej aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności znajdziesz w nagłówku strony.